ПРРО для ФОП: кому потрібен і як зареєструвати

ПРРО — програмний реєстратор розрахункових операцій, або просто «касовий апарат у смартфоні». Для багатьох підприємців він став обов’язковим, але правила досі викликають запитання: кому потрібен, а кому ні, як зареєструвати і за що штрафують. Пояснюємо простими словами.

Що таке РРО і ПРРО

РРО — класичний касовий апарат: фізичний пристрій, який друкує фіскальні чеки й передає дані до податкової. ПРРО — його програмний аналог, що працює на смартфоні, планшеті чи комп’ютері. Юридично вони рівноцінні: і той, і інший фіксують розрахунки з покупцями та формують звітність.

Кому потрібен касовий апарат

Загальне правило: РРО або ПРРО потрібен, якщо ви приймаєте оплату від покупців готівкою або карткою — через термінал, за посиланням на оплату, через платіжні сервіси. Тобто коли покупець розраховується з вами напряму, а не переказує кошти на рахунок за реквізитами.

• ФОП 1 групи звільнені від обов’язку застосовувати РРО/ПРРО.
• ФОП 2–4 груп зазвичай зобов’язані використовувати касу під час розрахунків готівкою чи карткою, але закон передбачає винятки для окремих видів діяльності, територій і способів оплати.
• Оплата на рахунок за реквізитами (банківський переказ за рахунком-фактурою) не вимагає видачі фіскального чека.

Оскільки перелік винятків доволі детальний, краще перевірити саме свою ситуацію, ніж орієнтуватися на досвід знайомих з іншим видом діяльності.

Чим ПРРО зручніший за РРО

• не потрібно купувати пристрій і укладати договір на техобслуговування;
• можна працювати з кількох пристроїв і в кількох точках продажу;
• чек можна надіслати покупцю електронно;
• книга обліку розрахункових операцій ведеться автоматично в електронному вигляді;
• є безкоштовні рішення, зокрема від податкової.

Як зареєструвати ПРРО: покроково

1. Отримайте кваліфікований електронний підпис для себе та окремий ключ для касира, якщо касою користуватимуться працівники.
2. Зареєструйте господарську одиницю — місце, де ви здійснюєте розрахунки (магазин, кав’ярня, онлайн-магазин), якщо її ще немає в податковій.
3. Подайте заяву на реєстрацію ПРРО через електронний кабінет платника. Після реєстрації ПРРО отримує фіскальний номер.
4. Зареєструйте касира — особу, яка видаватиме чеки, і прив’яжіть її ключ.
5. Встановіть програму й відкрийте першу зміну. Видайте тестовий чек і перевірте, що він надходить до податкової.

Правила роботи з касою

• відкривайте зміну до першого продажу і закривайте наприкінці дня Z-звітом;
• видавайте чек на кожну оплату — готівкою чи карткою;
• оформлюйте повернення окремим чеком, а не «з каси»;
• фіксуйте службове внесення та видачу готівки;
• стежте, щоб готівка в касі збігалася з даними ПРРО.

Штрафи за порушення

За роботу без касового апарата там, де він обов’язковий, невидачу чека або розбіжність між готівкою та даними каси передбачено штрафи, які розраховуються у відсотках від вартості проданих товарів чи послуг. За повторне порушення санкції збільшуються. Під час фактичної перевірки інспектор може виявити кілька порушень одночасно, тож сума швидко стає відчутною. Більше про типові штрафи — у статті штрафи для ФОП.

Сумніваєтеся, чи потрібен вам касовий апарат? Ми проаналізуємо вашу ситуацію, зареєструємо ПРРО, налаштуємо ключ касира й навчимо правильно видавати чеки.

Стаття має інформаційний характер і відображає норми законодавства на дату публікації або оновлення. Перед ухваленням рішень радимо проконсультуватися з бухгалтером.